Gestione del personale e smart working: come farla e quali strumenti usare

Approfondimento

Gestione del personale: come farla e quali strumenti utilizzare nell’era dello smart working



La gestione del personale, sia nelle aziende sia tra i fornitori IT che offrono servizi di outsourcing, è complessa e si affida a strumenti digitali. Soprattutto ora che l’emergenza Coronavirus ha stimolato lo smart working

di Redazione

08 Mag 2020


Qual è il primo interrogativo che si pone il responsabile delle risorse umane in un’azienda moderna? Sicuramente la domanda che lo assilla maggiormente è “sto facendo bene il mio lavoro? E se la risposta è sì, perché le cose non vanno come avevo previsto, perché i dipendenti non sono soddisfatti?”. Ma facciamo un passo indietro dicendo che oggi, rispetto a qualche anno fa, la gestione del personale è sicuramente diventata più difficile, per alcune ragioni legate al cambio di paradigma delle aziende, soprattutto quelle del settore IT – come i system integrator – che si trovano ad affrontare problematiche legate al lavoro presso altre aziende, alla gestione della forza vendita, al supporto dei clienti, allo sviluppo di codice, sviluppo: attività che possono essere svolte da remoto o che no richiedono la presenza fissa in sede.

Lo smart working e il covid-19 cambia le regole per la gestione del personale

Come si fa, quindi, una buona gestione del personale? Per rispondere a questa domanda dobbiamo prima chiarire bene cos’è diventata, oggi, la gestione del personale, tra smart working, lavoro agile, lavoro remoto e digitalizzazione del lavoro.

In tutto questo scenario, infatti, la trasformazione digitale delle aziende sta giocando un ruolo fondamentale per quanto riguarda la gestione delle risorse umane dell’azienda in termini di formazione e di crescita delle professionalità interne alla propria azienda.

Che cos’è la gestione del personale

Oggi, con gestione del personale – ma è meglio usare l’accezione più completa gestione delle risorse umane, che comprende anche tutto l’indotto che permette a un’azienda di lavorare e crescere – intendiamo le capacità del management – che identifichiamo, almeno nelle aziende più strutturate, con l’HR Manager – di trovare, ingaggiare e trattenere le professionalità e le persone utili all’azienda.

Concetto elementare: come ogni processo, fisico o personale, serve il carburante per alimentare il processo che porta al raggiungimento di un obiettivo.

Gli elementi senza dubbio più difficili in una gestione del personale di successo sono il saper individuare le competenze che necessitano all’azienda per crescere ed evolvere, sulla base delle variazioni della domanda del suo mercato, e il saper creare e gestire processi e percorsi che portino alla valorizzazione e alla crescita professionale dei talenti reclutati.

A questi due obiettivi fondamentali fanno quindi seguito degli aspetti contrattuali, amministrativi e legali che possiamo però considerare una gestione del personale basilare e – potremmo definirli proprio così – meccanica e strumentale delle persone assunte.

Meccanica e strumentale perché il calcolo delle retribuzioni, del TFR (trattamento di fine rapporto), la regolamentazione dei benefit, l’assegnazione degli strumenti di lavoro sono un aspetto marginale e facilmente esternalizzabile.

I tanti aspetti che complicano la gestione del personale

Invece, una gestione del personale efficace non può prescindere dalla definizione delle job description che servono all’azienda e che permettono di individuare sul mercato le risorse più competenti; un’attività oggi estremamente difficile perché, in base ai progetti che l’azienda si trova a portare a termine, queste caratteristiche esperienziali possono cambiare enormemente.

A questo va aggiunto che in un’azienda moderna, la gestione del personale si dovrebbe allargare anche a fornitori – ai quali andrebbero applicate le stesse regole etiche che si definiscono per i dipendenti diretti – ma anche ai clienti presso i quali, sempre più spesso, i propri dipendenti si trovano a lavorare da remoto.

Elementi che aumentano ancora, se possibile, la difficoltà di una gestione delle risorse umane efficiente. Perché questo va considerato: che le persone che lavorano in azienda sono risorse, non un mero bene strumentale, su cui è necessario investire per avere sempre più successo e riuscire a migliorare i propri risultati economici – il termine risorse umane (human resources o semplicemente HR) fu utilizzato a partire dagli anni sessanta per evidenziare il superamento dell’organizzazione scientifica del lavoro.

Da dove nasce il termine HR

Era questa una teoria elaborata negli anni della rivoluzione industriale americana da Fred Taylor il quale sosteneva che il rimedio all’inefficienza dell’allora emergente e poco efficiente industria statunitense si dovesse trovare non tanto nella ricerca di talenti straordinari, quanto piuttosto in una organizzazione sistematica, una sorta di scienza del lavoro basata su leggi precise, applicabili in tutte le attività umane.

Ebbene i fatti hanno dimostrato il contrario e, soprattutto oggi, le innovazioni in atto, i continui cambiamenti e le continue trasformazioni hanno mostrato che servono nuovi ruoli professionali e nuovi modelli organizzativi.

Ecco perché lavorare sulle competenze, soprattutto digitali, e sul benessere dei propri dipendenti è diventato fondamentale. Ma la trasformazione digitale – che sta travolgendo professionalità, modi di lavorare e competenze acquisite – riguarda anche la funzione Hr che deve imparare a lavorare con logiche sempre più agili, dinamiche e digitali – ecco perché si comincia a parlare di Hr Digital Transformation, la trasformazione digitale della gestione del personale.

HR Digital Trasformation, la gestione del personale in linea con i tempi

Grazie – o a causa – della trasformazione digitale, come abbiamo già scritto, il concetto di dipendente si è ampliato e oggi i lavoratori rappresentano innanzitutto una risorsa, un valore, un fattore strategico che può determinare il successo o il fallimento di un’azienda.

Ecco perché è decisivo che l’HR Manager sia all’altezza della situazione e che, invece che focalizzarsi su elementi di controllo o di punizione dei comportamenti non consoni, deve sempre più diventare il mentore e la guida dello sviluppo e della crescita professionale delle donne e degli uomini della sua azienda.

In questa visione, indubbiamente, i percorsi e gli strumenti offerti dalla trasformazione digitale, dall’innovazione dei modelli di business e dalla pura digitalizzazione dei processi, sono un’opportunità straordinaria per cambiare punto di vista e mettere al centro delle strategie di crescita le risorse umane.

Da qui nasce l’esigenza di aggiornare la propria gestione del personale – se non lo si è già fatto – con l’HR Digital Transformation, mutazione che, presto o tardi, riguarderà tutte le organizzazioni, che dovranno adottare competenze, strumenti e processi digitali, evolvendosi insieme ai modelli organizzativi e alle modalità di lavoro.

Il Coronavirus insegna: la flessibilità della digitalizzazione salva le aziende

Anzi, addirittura anticipando i trend perché ormai – lo ha dimostrato anche l’emergenza sanitaria del Coronavirus – sopravvivono soltanto le aziende che sono in grado di agire velocemente, di innovarsi e di adattarsi il prima possibile al cambiamento.

Per riuscirci però servono le persone giuste: ecco quindi che si torna al concetto di risorsa strategica per l’organizzazione.

Come deve avvenire allora questa trasformazione? Lo rivelano i risultati di una ricerca dell’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano: in una gestione del personale moderna e digitale sono state infatti individuate tre aree di intervento principali: formazione e ricerca; selezione del personale; investimenti in digitale.

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Risorse Umane/Organizzazione

La ricerca ha poi individuato anche gli strumenti digitali utilizzati per migliorare le prestazioni in questi ambiti: i social media – per la ricerca e la selezione del personale – le tecnologie mobili per la formazione dei dipendenti e, infine, l’intelligenza artificiale e gli analytics per il controllo e l’ottimizzazione dei processi e delle procedure.

Chi fa gestione del personale in azienda

Normalmente, ogni azienda strutturata dispone di un team che si occupa della gestione del personale, della comunicazione interna, dei programmi di formazione e della gestione delle rotazioni lavorative (ferie, permessi, malattie, sostituzioni maternità, cedolino, gestione dei programmi di welfare aziendale, convenzioni).

Normalmente sono le aziende più piccole e meno organizzate ad affidare all’esterno la gestione del personale, mentre per le aziende più grandi – anche in relazione a quanto visto finora – è diventato strategico disporre di un gruppo di professionisti specializzati per la gestione delle risorse umane.

Questo perché se in passato la sfida commerciale tra concorrenti si vinceva soprattutto grazie alla migliore gestione possibile degli impianti, delle macchine e del materiale, oggi che le persone sono diventate risorse importanti, la gestione dei collaboratori e dei dipendenti fa la differenza.

I professionisti che servono all’HR

Ecco quindi che la direzione HR, in virtù del ruolo strategico che ricopre nelle organizzazioni moderne, deve disporre di professionisti in grado di:

  • adattare la cultura e i comportamenti aziendali in modo veloce, sulla base dei cambiamenti del mercato in cui l’azienda opera
  • scegliere e progettare programmi di formazione e di sviluppo delle proprie risorse in modo strategico, prevedendo, se possibile, o adattando velocemente le richieste esterne con i nuovi skill interni
  • essere empatici e captare immediatamente le esigenze dei dipendenti
  • anticipare le richieste di cambiamento del management per rispondere alle nuove sfide di mercato; gli HR manager dovrebbero essere gli anticipatori dei trend professionali, arrivando inoltre a reclutare prima del tempo le figure professionali utili a eccellere nel mercato prima che anche i concorrenti si buttino sulle stesse professionalità

Infine, ultimo ma non per importanza, chi lavora nella direzione delle Risorse Umane deve avere un’ottima conoscenza dell’organizzazione aziendale, del suo funzionamento, dei suoi meccanismi, dei punti di forza e soprattutto delle problematiche e di come risolverle.

Sulla base di queste conoscenze, chi si occupa della gestione del personale potrà quindi selezionare le risorse umane più utili allo sviluppo aziendale, offrire loro dei programmi di formazione validi che le trasformino in asset di valore, elaborare i programmi di intervento, definire i costi di gestione del personale, verificare l’andamento dei lavori, supportare i processi di gestione del cambiamento interni.

Ruoli, mansioni e competenze per la gestione del personale

Mission, obiettivi e mansioni: ogni azienda, per raggiungere i propri obiettivi definisce una mission che i suoi dipendenti devono seguire, sfruttando gli strumenti ed eseguendo le attività stabilite dal mansionario.

La mansione è lo spazio organizzativo affidato a un dipendente e viene definita come l’insieme dei compiti e delle attività che dovrà svolgere. All’interno della mansione gli elementi fondamentali sono le attività, ovvero la routine quotidiana delle operazioni che ognuno all’interno di un’azienda deve portare a termine.

In ogni organizzazione c’è quindi la posizione – che determina anche gli avanzamenti della carriera lavorativa – che viene definita come posto occupato dal titolare di una mansione – ovvero dal dipendente – e viene rappresentata con una casellina all’interno dell’organigramma.

A questo punto, il raggiungimento degli obiettivi si avrà allorquando il titolare di una mansione considererà le attività che deve svolgere non tanto come momenti di pura esecuzione ma come il momento in cui potrà scaricare a terra tutte le sue competenze per eseguire quei compiti nel miglior modo possibile, prendendosi tutte le responsabilità e l’autonomia necessarie per riuscirci.

Come definire il ruolo dei lavoratori

Ecco allora che entra in gioco il concetto di ruolo, ovvero il comportamento che ci si attende dalla persona che occupa una determinata posizione. Elementi fondamentali del ruolo sono le competenze, ovvero quell’insieme di capacità o di qualità di un dipendente, che vengono utilizzate per far fronte a una richiesta dell’organizzazione o del mercato.

L’elemento chiave per valutare i propri dipendenti, oggi sono proprio le competenze che hanno fatto evolvere la gestione del personale da un concetto superato di mansionario – ovvero l’insieme dei compiti affidati a una risorsa – a quello di profilo di ruolo – cioè l’insieme delle competenze che consentono di ricoprire quel ruolo in modo idoneo.

Condivisione degli obiettivi: elementi per la crescita del personale

Per concludere, quindi, internamente a un’azienda moderna dirigenti, quadri e responsabili devono condividere con i loro collaboratori gli obiettivi da raggiungere. Devono però formulare obiettivi concreti, misurabili e raggiungibili entro una data determinata.

Gli obiettivi dell’azienda devono inoltre condivisi, verificabili – cioè è possibile periodicamente analizzare se si sono raggiunti oppure no – e impegnativi – però pur sempre raggiungibili.

Esistono infine obiettivi di tipo quantitativo, collegati a un indicatore aziendale, e obiettivi qualitativi, che richiedono valutazioni soggettive.

Strumenti e software per la gestione del personale: quali sono e come sceglierli

Una gestione del personale moderna, ormai, non può più prescindere dall’utilizzo di software specializzati; soprattutto quando ci si trovi a operare in più sedi, distribuite sul territorio nazionale o extra nazionale.

In particolare, i tool più usati sono i seguenti:

Rilevazione presenze

Sapere dove si trovano i propri dipendenti è fondamentale, soprattutto per la gestione della sicurezza, in caso di problemi, incidenti o avvenimenti naturali improvvisi. Ecco allora che un software di rilevazione delle presenze è in grado di gestir le timbrature di tutto il personale, gestendo anche le rotazioni per le ferie o i permessi, consentendo l’elaborazione dei cedolini e tutte le conseguenti operazioni legate a essi.

Gli strumenti più moderni oggi consentono una timbratura virtuale anche attraverso il proprio smartphone, permettono di richieder ferie e permessi semplicemente, facendo clic su un pulsante anche da remoto. Velocizzano tutte le pratiche burocratiche e gestionali.

Cosa sempre più importante, infine, questi software consentono di generare report e dati statistici che consentiranno di ottimizzare le attività aziendali, andando a eliminare eventuali problematiche organizzative.

Gestione delle attività

Si chiamano timesheet e sono strumenti per la gestione delle attività no particolarmente innovativi ma senza dubbio efficaci quando ci sono dipendenti che devono gestire più di un task al giorno e devono rendicontarlo – tipicamente le agenzie.

In pratica, il timesheet è un foglio di lavoro individuale che permette di tracciare il tempo dedicato a ogni attività, a ogni operazione che i clienti – interni o esterni – hanno richiesto e a cui il dipendente ha dedicato il suo tempo.

Grazie ai timesheet si può facilmente tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei progetti e dei lavori e ottenere immediatamente una panoramica sui costi/ricavi, controllando processi aziendali e cicli di produzione.

Gestione delle risorse umane

Per gestire le proprie risorse bisogna ovviamente conoscerle; ecco perché allora è utile disporre di uno strumento che consenta di gestire i dati relativi ai propri dipendenti – la formazione ricevuta, le assenze, i problemi familiari, le eventuali note disciplinari, le richieste di cambiamento di mansione, le abilità di cui il dipendente dispone.

Da ultimo anche la gestione del curriculum personale di ogni risorsa dell’azienda, in modo da poter individuare al volo i talenti che potrebbero servire in un dato momento. Più le aziende sono grandi e più la conoscenza die dipendenti diventa strategica per poter far leva su tutte le abilità interne all’organizzazione.

Anagrafica, documentazione completa del personale, informazioni contrattuali e valori retributivi, scadenze e promemoria delle singole persone – non sarebbe bello che l’azienda si ricordasse del compleanno di un dipendente, offrendogli un caffè?

L’efficacia di questi strumenti è particolarmente apprezzata anche per la gestione delle scadenze di legge – corsi relativi alla sicurezza, visite mediche e della vista obbligatorie, scadenze contrattuali, scadenze gestionali relative al parco auto o alla dotazione informatica individuale…

Tools di valutazione del personale

Un tool innovativo e utile riguarda la valutazione del personale: se come scritto precedentemente è importante sviluppare e accrescere le competenze dei propri dipendenti, è anche decisivo farli sentire ascoltati e valutati. Ecco perché un tool di valutazione aiuta a ricevere feedback ma anche a dare alla risorsa un giudizio sul suo operato.

Non soltanto per assegnare note di merito o di demerito, ma soprattutto per conoscere quali sono le aree deboli del proprio personale e attivarsi per colmare le lacune, per introdurre corsi di formazione che possano aiutare a gestire meglio il business aziendale.

Come integrare software gestione personale in azienda con i system integrator

Se, dunque, la gestione del personale – la motivazione, la formazione, le iniziative per evitare che i dipendenti entrino in una comfort zone che nuoce sia alla loro professionalità che alle prestazioni dell’azienda stessa – è di per sé stessa complessa oggi, in queste situazioni si complica ulteriormente perché manca l’elemento di controllo fisico dei dipendenti.

La gestione del personale richiede oggi grandi doti organizzative da parte degli HR manager per un’efficace organizzazione dei turni, per l’assegnazione delle risorse ai team – sempre più dinamici e reattivi rispetto alle esigenze del mercato; consolidare un ambiente lavorativo coeso e mantenerlo sereno sono senza dubbio obiettivi che un direttore delle risorse umane deve raggiungere – insieme a quelli legati all’efficienza e al budget di spesa – per far funzionare l’azienda.

Come gestire correttamente le risorse umane: ecco gli errori di non commettere

Torniamo alla domanda che ci siamo posti inizialmente e che rappresenta l’incubo di chi gestisce il personale: se non sto sbagliando perché i miei dipendenti non rendono come mi aspetto? Cosa posso fare per aiutarli a migliorare?

Ecco allora alcuni consigli sugli errori da non commettere nella gestione del personale.

Passo numero uno: si deve individuare qual è il problema, che può annidarsi in diverse aree, dalla suddivisione dei ruoli all’organizzazione dei turni di lavoro alla comunicazione aziendale. Molto raramente – ed è il caso più semplice – il problema sono i dipendenti; è più probabile che l’errore stia nel modo in cui essi vengono gestiti dall’organizzazione.

Il passo successivo è imparare ad assegnare ruoli corretti e a individuare le competenze giuste per un ruolo. Non bisogna dare per contato che i propri dipendenti ricoprano il ruolo più indicato per loro; inoltre può anche risultare difficile capire qual è l’esatta competenza che dovrebbe coprire la persona a cui assegnare un progetto. Se non si riesce a individuare bene le competenze si mette a rischio la riuscita del progetto.

Creare una squadra compatta che punta agli stessi obiettivi: sia che si parli di un piccolo gruppo di persone che devono lavorare a stretto contatto oppure di tutti i dipendenti dell’azienda, i responsabili della gestione del personale devono lavorare sugli stimoli e sugli strumenti per motivare i dipendenti a sposare l’identità aziendale, a lavorare in squadra, mettendo gli interessi del gruppo davanti a quelli individuali.

Tenere sotto controllo i conflitti tra i dipendenti: i motivi per cui sorgono litigi, incomprensioni o problemi possono essere tanti, di natura professionale o personale, e non è facile capire in che modo sono nati. Per una gestione efficace dei conflitti sono necessarie doti di mediazione e grandi sforzi.

Imprevisti ed emergenze possono mettere alla prova chi deve gestire il personale, se non ha preparato in precedenza un piano di gestione della crisi. Tra i casi imprevedibili da gestire ci può essere quello del dipendente che non si presenta al lavoro, una riduzione del personale dovuta a un’epidemia – come nel caso del Coronavirus -, un’emergenza che comporta un maggior carico di lavoro.

Cattiva comunicazione e obiettivi poco chiari: saper comunicare è la dote fondamentale di chi deve gestire le risorse umane. Se la comunicazione top down – ma anche quella bottom up – non funzionano si creano malintesi, malumori e gli obiettivi non possono essere raggiunti.

Inoltre, se gli obiettivi assegnati non sono comunicati nel modo corretto o sono poco quantificabili o, semplicemente, irraggiungibili, si creano problemi organizzativi e la funzione Hr deve intervenire per chiarirli e renderli affrontabili.

Il segreto sta nell’analisi delle performance

Analisi, analisi e analisi: come abbiamo visto tra i tool che permettono una gestione moderna e innovativa del personale ci sono anche quelli per l’analisi delle performance dei dipendenti. Se non si raggiungono i risultati previsti è possibile che i ruoli assegnati ai progetti non siano all’altezza del compito; oppure che non si siano assegnate le persone con le giuste competenze. Serve allora capire per tempo dove e come correggere il tiro.

Analizzare le prestazioni dei propri dipendenti – risorse e non più semplici esecutori – è ormai imprescindibile per un HR Manager ed è altrettanto strategico che avere un bravo Marketing Manager o un innovativo CEO.