In piena trasformazione digitale, spesso si tende a sottovalutare la presenza negli archivi aziendali di un numero precisato di pratiche cartacee. Una situazione pronta a trasformarsi in pesante freno all’efficienza, ogniqualvolta sia necessario risalire a documenti non ancora disponibili in formato elettronico. A soffrire in modo particolare, il mondo della Pubblica Amministrazione, spesso con risorse insufficienti già a gestire l’attività quotidiana. Da sempre attenta a questo tipo di problematiche, Fujitsu ha ora in serbo una soluzione destinata a chi insegue un salto di qualità verso una gestione documentale totalmente digitale. Gli scanner PFU fi-7600 e fi-7700 sono infatti molto di più di semplici dispositivi di acquisizione. Diventano il punto di partenza di vere e proprie trasformazioni per contribuire a rivedere i processi in ottica di affidabilità ed efficienza tanto nell’archiviazione quanto nella ricerca di informazioni. Tematiche destinate a estendersi anche al mondo finanziario, alla Sanità, a BPO e agenzie di digitalizzazione in genere.
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Molto più di una scansione
Dietro la scheda tecnica di fi-7600 e fi-7700 si nascondono infatti diverse caratteristiche destinate a migliorare l’efficienza in modo importante e trasformare in informazioni digitali anni e anni di vecchi faldoni. Ad attirare l’attenzione, non sono tanto i 30.000 documenti trattabili al giorno o le 100 ppm ad alta velocità, quanto la serie di funzionalità improntate all’efficienza e gli strumenti a completamento del processo di gestione documentale. A cominciare dal percorso lineare seguito dalla carta, e alla possibilità di aggiungere nuovi fogli a scansione già avviata, senza il pericolo di provocare inceppamenti.
Quando un apposito sensore rileva un ritardo nel caricamento del documento, il braccio di presa imprime una pressione maggiore ai fogli, mentre quando un secondo sensore di separazione rileva un documento caricato, il braccio di presa riduce la pressione. Senza questo sensore, il braccio di presa continuerebbe ad applicare una pressione costante, compromettendo la qualità dei fogli e aumentando il rischio inceppamento.
Nuovi supporti per rilevare gli errori
Questa soluzione, combinata al percorso lineare dei documenti, permette la scansione di fogli sottili o spessi, senza cambiare modalità di lavoro. Per esempio, ricevute o carte plastificate possono essere trattate insieme in un unico lotto, senza cambio modalità o necessità di preordinamento di lotti misti.
Resta comunque la possibilità di passare all’acquisizione manuale, indispensabile per documenti rilegati o ripiegati. Spostando l’apposito selettore, resta tuttavia invariato il percorso della carta, senza dover prevedere spazi aggiuntivi in sede di almentazione. La routine di gestione permette inoltre di archiviare i documenti, buste comprese, in un singolo file con un solo processo d’acquisizione.
Quando si parla di documenti ufficiali, c’è un ulteriore aspetto da tenere in considerazione. La disponibilità del digitale, non sempre libera dagli obblighi di conservazione degli originali, la cui integrità non può essere messa a rischio dal passaggio a scanner. Per questo, Fujitsu ha pensato anche a una funzione per la protezione dei supporti, aumentando la sensibilità di rilevamento degli errori, con una pronta interruzione della scansione se rilevato un rischio di inceppamento. A fianco del rilevamento delle deformazioni nei fogli in ingresso monitorando la lunghezza del documento, è stato sviluppato iSOP (Intelligent Sonic Paper Protection), in grado di individuare inceppamenti monitorando rumori anomali. Infine, un ulteriore sensore registra l’inclinazione del foglio iniziale, evitando di disallineare anche i documenti successivi. Rulli di presa indipendenti correggono il movimento e caricano il foglio seguente solo dopo che il precedente ha ultimato il percorso.
