Lo scenario internazionale della fatturazione elettronica è in costante evoluzione sul fronte dei processi, delle specifiche tecniche, della normativa e degli adempimenti da rispettare. L’assenza di uno standard mondiale, nonché europeo, cui poter far affidamento crea una situazione di estrema frammentazione a livello globale, in quanto ogni Paese dispone di proprie regole tecniche e leggi, cui è necessario adeguarsi. Un contesto difficile da gestire per le imprese che fanno affari con l’estero. Per ridurre la complessità, è necessario ricorrere all’innovazione e al supporto di esperti che possano guidare le aziende in questo mondo.
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Fattura elettronica in Europa e nel mondo, lo scenario
Attualmente, ci troviamo in un momento molto dinamico sul piano della normativa relativa all’e-fattura in Europa, con tanti cambiamenti in corso. Per esempio, sono state ufficializzate le partenze di alcuni regimi obbligatori B2B: si prevede che la Polonia introduca l’adempimento dal gennaio 2024, la Serbia dal primo gennaio 2023, la Francia a metà 2024. Si attende inoltre l’ufficializzazione del via in Slovacchia nel corso del 2023, mentre in Spagna si attende l’approvazione del relativo decreto e tutto, sul piano infrastrutturale, è già pronto per garantire la possibilità di adempiere all’obbligo. Belgio e Germania hanno già dichiarato l’intenzione di procedere all’introduzione dell’obbligo B2B, in Germania in particolare l’impiego dell’e-fattura è un punto dell’accordo di Governo.
Nel resto del mondo, la situazione è altrettanto variegata. In Giappone, per esempio, l’obbligo di e-fattura B2B sarà introdotto dal 2023, mentre gli Stati Uniti stanno avviando una prima fase di test. Il Vietnam introdurrà l’obbligo a partire dal primo luglio di quest’anno. In Cina invece ci sono diversi progetti pilota per sperimentare alcuni sistemi di fatturazione elettronica B2B.
I problemi pratici della fatturazione elettronica all’estero
Considerando queste situazioni così differenti tra loro, emerge come i problemi pratici per le aziende che abbiano necessità di fare fattura elettronica all’estero siano di due tipi. In primis, le informazioni infatti vanno rese secondo le specifiche tecniche e fiscali che ogni Paese sceglie. Oltretutto, spesso le aziende, almeno quelle più grandi, hanno rami locali ma non hanno una profonda competenza in relazione alle regole fiscali e agli impatti tecnici legati alla fattura elettronica.
Il secondo problema è puramente tecnico. Le aziende non sono tutte perfette dal punto di vista dell’IT, non tutte le imprese hanno per esempio una governance dei propri sistemi con un ERP centrale, spesso c’è una grande frammentazione di applicativi che crea enormi difficoltà gestionali. Pensare di dover creare delle infrastrutture custom a livello di singolo Paese e singolo ERP diventa complesso per lo sviluppo e per la manutenzione dei sistemi. Dal punto di vista tecnico, per fare un esempio concreto, ci sono problematiche di archiviazione anomala dei file, in quanto bisogna garantire l’archiviazione secondo le specifiche che ogni singolo Paese indica.
Si tratta di sfide rese complesse anche dalla mancanza di armonizzazione degli strumenti di fatturazione elettronica, perché ogni Stato ha il suo formato e le proprie regole, anche i processi e le attività sono differenti, con importanti impatti sui sistemi aziendali.
Fattura elettronica in Europa, quali strumenti aiutano le imprese
Per far fronte a questa situazione e ridurre la complessità, serve una presa di coscienza da parte delle imprese su questo punto: delegare al service provider rende più semplici le attività. Le aziende possono fare un investimento interno per cercare di creare un framework standard, non personalizzato per ogni singolo Paese con cui ci sono gli scambi documentali. Infatti, avendo un “perimetro” standardizzato, è più facile apportare le customizzazioni necessarie in un secondo momento grazie all’aiuto di fornitori esperti. Non bisogna quindi analizzare o sviluppare il singolo caso tecnico e fiscale di ogni Paese: la soluzione più rapida, comoda e semplice è l’outsourcing.
Service provider specializzati e al passo con le evoluzioni tecniche e normative possono occuparsi delle personalizzazioni dei sistemi, mentre le aziende devono solo preoccuparsi di standardizzare i propri sistemi per offrire una base di partenza comune. In questo modo, la gestione della complessità non è d’intralcio alla continuità operativa delle imprese.
La soluzione Digital Technologies per la fatturazione elettronica in Europa
A questo pro, Digital Technologies propone sul mercato un’unica piattaforma con cui gestire la complessità della fatturazione elettronica verso (e da) l’estero). La soluzione, che si chiama MyInvoice e si basa sullo standard documentale internazionale UBL, può essere integrata con qualunque sistema aziendale in modo rapido e semplice. Se in azienda poi si è attuato un investimento sull’architettura, si può procedere anche alle customizzazioni a seconda delle specifiche dei Paesi di interesse. Ogni attività è demandata al service provider, che si occuperà del monitoraggio della soluzione, dell’assistenza e degli aggiornamenti in caso sia necessario apportare modifiche per sopraggiunte novità normative. L’azienda dovrà quindi solo occuparsi di fare materialmente le fatture elettroniche. L’integrazione con l’ERP aziendale facilita ulteriormente il flusso di lavoro documentale.
Al fine di garantire un’ottimale gestione della complessità, la piattaforma Digital Technologies è in grado di garantire la gestione di tutti i canali di trasmissione previsti dai processi di e-fattura nei diversi Paesi, permettendo all’azienda di gestire in semplicità anche questo aspetto. Inoltre, sono disponibili varie soluzioni modulari da integrare, per esempio per la riconciliazione.
Oltre a ciò, Digital Technologies si pone come partner per accompagnare le aziende nel processo di ridefinizione della gestione della fatturazione elettronica, consigliando e offrendo supporto tecnico e normativo. Gli esperti, infatti, partecipano ai più importanti tavoli internazionali dove si definiscono le normative e gli standard, situazione che favorisce un approccio proattivo verso i clienti.
