Firma digitale remota, i vantaggi per le aziende e per i clienti

Point of View

Firma digitale dei documenti da remoto, i vantaggi per le aziende e per i clienti



Trasparenza, accelerazione dei processi e compliance sono i principali benefici aziendali dell’adozione della firma digitale remota, che può anche avere un impatto significativo sui rapporti con i partner esterni e sulla digitalizzazione dell’intero sistema economico. La visione di Digital Technologies

Emanuele Villa

12 Lug 2022


La firma digitale remota continua la sua ascesa. Stando ai dati AgID, che includono tutto lo scorso anno, i certificati qualificati di firma digitale attivi a dicembre 2021 erano circa 30 milioni, di cui l’84,98% con firma remota, per un totale superiore ai 2,5 miliardi di firme generate nell’ultimo semestre dell’anno.

L’ascesa della firma digitale remota nel new normal

Com’è noto, la firma digitale remota è una modalità innovativa di apposizione di firma digitale, o di un altro tipo di firma elettronica, che non richiede nessun hardware di supporto (la tradizionale smart card) bensì una semplice applicazione e un sistema di sicurezza OTP. La firma digitale remota è indipendente dal device: può essere apposta da PC, tablet o smartphone a seconda delle esigenze e delle dinamiche di lavoro.

La semplificazione portata dalla firma remota, unita alla stessa sicurezza e validità legale della firma digitale tradizionale, sono alla base di un’adozione in continua crescita e che, soprattutto in occasione dello scoppio della pandemia, ha subito una fortissima accelerazione.

Nel 2020, anche le aziende meno mature sotto il profilo digitale hanno dovuto adeguarsi al nuovo paradigma di lavoro fondato sull’esecuzione remota dei processi e hanno trovato nella firma digitale un supporto adeguato alle proprie esigenze di continuità del business.

Oggi, assistiamo alla logica continuazione di questo percorso: adottata per necessità, la firma digitale remota è diventata una grande opportunità di modernizzazione e buona parte delle imprese si sta interrogando su come estenderne l’impiego al maggior numero di ambiti e processi, così da diventare più smart, agile, efficiente e trasparente (si pensi ai processi di audit) sia nei confronti dei propri dipendenti e dei processi interni, sia degli ecosistemi nei quali opera. Ovviamente, tutto ciò sta anche evidenziando le lacune delle imprese sul fronte della maturità digitale, fornendo loro l’opportunità per superarle.

Luca Boselli, sales manager di Digital Technologies, ci spiega che in questo momento le aziende stanno cercando di snellire ambiti in cui i processi di firma sono ancora cartacei o non controllati, con conseguenze facilmente immaginabili in termini di efficienza e anche di compliance. Un tema interessante, sollevato da Boselli, è che non sempre le aziende sono pronte a ricevere questa soluzione poiché solitamente essa opera al di sopra di un layer di digitalizzazione pervasiva che non tutte hanno. Anzi, riferendosi proprio a questo, Boselli sottolinea una peculiarità della soluzione proprietaria, che è facilmente integrabile in ogni contesto aziendale e a prescindere dalla sua maturità digitale.

Inoltre, la conoscenza puntuale e approfondita della firma digitale (e della sua variante remota) non accomuna il 100% delle imprese, nonostante sia ampiamente regolata sia a livello nazionale che europeo (con il Regolamento EIDAS). Qualche dubbio di troppo, soprattutto sul versante dell’efficacia probatoria, starebbe ancora limitando alcune imprese dal fare un passo tutto sommato inevitabile. Sotto questo profilo, la “variante remota” della firma può essere un driver importante, poiché i suoi benefici di semplicità d’uso e versatilità sono più che evidenti agli imprenditori e alle imprese.

I benefici principali: trasparenza, compliance e velocità

I benefici della firma digitale remota sono chiari e coincidono con quelli della trasformazione digitale in senso lato: riduzione dei costi dei processi aziendali, efficienza, abbattimento degli errori, automazione, eliminazione della carta e di tutti i costi annessi. Eppure, Boselli sottolinea la centralità assoluta della trasparenza, della velocità di attraversamento del processo e della compliance normativa, a sua volta connessa alla trasparenza. Inoltre, si tratta di uno strumento che ha validità legale a livello europeo, e per questo può fornire ai Gruppi internazionali uno standard efficace per l’esecuzione di processi che coinvolgono più branch. Non dimentichiamo, infatti, che il Regolamento EIDAS disciplina il tema delle firme elettroniche a livello comunitario e che la firma digitale in senso stretto – un concetto tutto italiano – equivale alla firma elettronica qualificata della normativa comunitaria.

Uno strumento di digitalizzazione dell’intero sistema economico

Nel capitolo dei benefici della firma digitale da remoto c’è certamente la scalabilità, poiché l’assenza di hardware di supporto rende molto rapida l’abilitazione massiva di centinaia o migliaia di utenti. Inoltre, ma tutt’altro che secondario, tra i benefici vi è la semplificazione dei rapporti con tutti i soggetti economici che gravitano attorno alle imprese più strutturate e mature: fornitori, partner, clienti, agenti, liberi professionisti e molti altri. La firma digitale remota permette di ragionare in chiave sistemica: “Per massimizzare l’efficienza dei processi, – ci spiega Boselli – l’azienda può fornire la firma digitale remota ai soggetti che gravitano attorno ad essa, anche per l’apposizione di una sola firma su un unico documento. Si tratta di una possibilità che mettiamo a disposizione di chi utilizza le nostre piattaforme. In altri termini, facciamo in modo che i loro clienti possano ottenere velocemente certificati temporanei, così da firmare subito i documenti che li riguardano”. In questa fattispecie concreta, Digital Technologies non è solo il fornitore tecnologico, ma anche il soggetto che si occupa dell’attivazione dei certificati di firma, secondo modalità definite dalla normativa in essere. Così facendo, una soluzione aziendale di firma digitale remota – che, come tale, deve essere integrata con i sistemi gestionali e di document management – diventa un driver di efficienza dei processi interni e di digitalizzazione dell’intero sistema economico.

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